Kinh nghiệm tổ chức họp báo

Tổ chức họp báo là một trong những hoạt động truyền thông – quảng bá quan trọng, luôn xuất hiện trong các chiến lược PR – quảng cáo nhằm mục đích đánh bóng thương hiệu của các Công ty, Doanh nghiệp. Ngoài ra, tổ chức họp báo cũng chính là cơ hội để các Công ty, Doanh nghiệp kết nối và xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với giới truyền thông và tạo thiện cảm cộng đồng. Vì vậy, làm thế nào để tổ chức một buổi họp báo đạt yêu cầu là câu hỏi đang được các Công ty, Doanh nghiệp và những nhà tổ chức sự kiện thực sự quan tâm.

Để tổ chức một buổi họp báo diễn ra theo đúng trình tự, hiệu quả cao và được đánh giá là thành công thì bạn cần nắm kỹ những điều cơ bản sau:

Chuẩn bị phần nội dung:

Tổ chức họp báo nhằm mục tiêu chính là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Vì vậy, phần nội dung phải được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn.

Trước khi buổi họp báo diễn ra, hãy cố gắng thăm dò thái độ từ phía cánh phóng viên về nội dung chính của buổi họp báo. Nếu bạn mời được rất ít nhà báo tham dự hay thậm chí là không ai đến thì chắc chắn phần nội dung bạn đề cập không gây được ấn tượng, sự hứng thú hay quan tâm.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức họp báo:

-      Thời gian:

Thời gian lý tưởng để tổ chức họp báo nên sau 10h sáng – trước 04h chiều và hãy chọn những ngày thích hợp rơi vào thứ ba, thứ tư, thứ năm trong tuần.

-      Địa điểm:

Có rất nhiều địa điểm cho các dịch vụ tổ chức sự kiện lựa chọn cho cuộc họp báo. Thông thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn hay trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị, đáp ứng theo tiêu chuẩn về không gian, điều kiện làm việc của phóng viên, kỹ thuật viên,…

Lên danh sách khách mời:

Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và tham gia phỏng vấn.

Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.

Phát hành thông cáo báo chí:

Phát hành thông cáo báo chí vào ngày diễn ra sự kiện họp báo, nội dung bao gồm: tên sự kiện họp báo, mục đích tổ chức, khách mời và nội dung chương trình họp báo. Thông cáo báo chí nên trích dẫn những thông tin trọng tâm, tên đầy đủ của họp báo. Liên hệ với những phóng viên không thể tham gia sự kiện để gửi thông cáo báo chí qua fax hoặc mail ngay sau đó.

Để kiểm tra các tin bài sau sự kiện, 01 bản báo cáo với hình ảnh và đường link bài viết là điều cần thiết.

Xem thêm tại: http://tochucsukiensaigon.com

Kinh nghiệm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

TỔ chức lễ ra mắt sản phẩm mới nắm giữ vai trò quan trọng trong chiến lược Marketing nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm của Công ty, Doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng tiêu dùng và đối tác, đánh dấu sự ra đời của một sản phẩm hay một dòng sản phẩm, mang tính chất khởi đầu cho một quá trình kinh doanh.

Phát triển một sản phẩm mới đã là một nhiệm vụ rất khó khăn, thế nhưng việc làm thế nào để cho ra mắt sản phẩm mới gây được ấn tượng, thu hút từ phía khách hàng còn khó khăn hơn bội phần. Những sản phẩm mới có thể kiếm hơn một nửa lợi nhuận của các Công ty, Doanh nghiệp trong suốt quá trình kinh doanh và sản xuất. Không loại trừ khả năng, Quý khách cũng đang có một sản mới chuẩn bị tung ra thị trường. Dưới đây là một số kinh nghiệm để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thành công.

Ý tưởng:

Trước tiên, nhà to chuc su kien cần xác định và tìm hiểu cụ thể về sản phẩm, chiến lược của sản phẩm mới là gì, slogan cho sự kiện là gì từ đó cho ra đời một ý tưởng chương trình phù hợp với đặc tính và thông điệp truyền thông của sản phẩm. Đây chính là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện mà bạn chuẩn bị tổ chức.

Vì vậy, một chương trình sự kiện có được ý tưởng phù hợp sẽ trực tiếp tạo được sức hút đối với khách hàng tiềm năng và giới truyền thông, góp phần tôn vinh những giá trị nổi bật của sản phẩm mới khiến mọi người tin vào những gì họ được nghe và được nhìn thấy. Bên cạnh đó, khách hàng và đối tác sẽ thực sự đánh giá cao về sự đầu tư và tâm huyết của bạn dành cho sản phẩm mới, thay đổi quan niệm ý thức thành thái độ tin tưởng và hành động mua hàng.

Địa điểm:

Bạn muốn sản phẩm của mình được nhiều người biết đến, hãy lựa chọn địa điểm thích hợp để ra mắt sản phẩm mới. Không cần phải là một nơi quá hoành tráng, quá rộng rãi, quá hiện đại thì sự kiện mới thành công nếu thị trường mà bạn đang nhắm đến không phải là thị trường cao cấp. Địa điểm ra mắt sản phẩm mới nói lên rất nhiều về Công ty, Doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm tổ chức cần dựa vào đặc trưng và tính chất của từng loại sản phẩm cũng như quy mô của Công ty, Doanh nghiệp hay quy mô của sản phẩm và ngân sách mà Công ty, Doanh nghiệp bạn sẵn sàng đầu tư vào buổi lễ ra mắt sản phẩm mới này.

Tiết mục tạo điểm nhấn:

Tiết mục tạo điểm nhấn – là những màn biểu diễn ấn tượng thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng đến và xem đó như là linh hồn của sự kiện bởi nếu xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện không có một khoảnh khắc nào ấn tượng, thu hút, gây bất ngờ cho khán giả xem như sự kiện đó không có gì nổi bật. Đó có thể là những phần trình diễn ca hát, nhảy múa phù hợp với chủ đề của sự kiện hay chương trình giao lưu, bốc thăm trúng thưởng. Tất cả những hoạt động này sẽ làm khách mời tham dự cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn ngay cả khi kết thúc chương trình.

Phải có khu vực trải nghiệm, dùng thử sản phẩm:

Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Hầu hết những khách mời tham dự đều rất tò mò và muốn tận mắt nhìn thấy hay tận tay trải nghiệm để hiểu rõ và cảm nhận khách quan hơn về sản phẩm.

Nắm bắt được nhu cầu thiết yếu của khách hàng, bạn cần phải Set up một khu vực dành riêng cho việc trải nghiệm thực tế, tạo mọi điều kiện tốt nhất để khách hàng có thể thỏa sức dùng thử sản phẩm và tự cảm nhận được chất lượng vượt trội cùng những tính năng khác biệt mà dòng sản phẩm mới này mang lại.

Phong cách phục vụ sẽ giúp sự kiện thành công hơn:

Đảm bảo chỗ ngồi rộng rãi cho tất cả khách mời tham dự của bạn. Tạo cho khách mời một cảm giác thoải mái và dễ chịu nhất có thể, cung cấp thức ăn – nước uống hoặc thậm chí phục vụ cocktail hay buffet cho sự kiện tùy vào từng loại sự kiện cũng như từng đối tượng khách mời.

Sau khi tổ chức chương trình sự kiện, theo dõi luồng thông tin đa chiều của khách hàng về sản phẩm:

Sau vài ngày kết thúc chương trình sự kiện, điều này rất quan trong góp phần định hướng phát triển cho sản phẩm mới. Theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn và chăm sóc họ khi thấy sự quan tâm của họ dành cho sản phẩm của bạn.

Xem thêm tại: http://nhansusaigon.com/dich-vu/1/cung-cap-pg-chuyen-nghiep-tai-tphcm.html

Kinh nghiệm tổ chức roadshow

Roadshow là một trong những chiến lược Marketing đang được các Công ty, Doanh nghiệp rất ưa chuộng hiện nay. Roadshow là hình thức quảng cáo ngoài trời tạo được hiệu ứng cao về mặt hình ảnh và ghi nhớ bởi nó phù hợp với từng loại sản phẩm nên được người làm Marketing ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên, để tổ chức được một chương trình chạy Roadshow thành công đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có tính chuyên nghiệp cũng như tạo được hiệu ứng tốt đối với khách hàng. Sau đây, Sài Gòn Light xin chia sẽ cùng bạn những kinh nghiệm thực tiễn để tổ chức một chương trình chạy Roadshow thành công và hiệu quả nhất.

1 – Phương tiện tham gia chạy Roadshow:

Có rất nhiều phương tiện cho bạn lựa chọn: xe đạp, xe máy, xe đạp đôi, xe ga, Vespa cổ, Air Black hay thậm chí là xe motor, xe jeep, xe mui trần,…. Tuy nhiên, để lựa chọn được một phương tiện phù hợp, bạn cần phải chú ý đến kinh phí đầu tư của Công ty, Doanh nghiệp như thế nào? Tránh trường hợp kinh phí thấp mà chọn những phương tiện quá đắt, không thích hợp với đối tượng khách hàng mà mình đang hướng đến. Một đoàn Roadshow quá “ngắn” sẽ không thu hút được khách hàng, nhưng ngược lại quá “dài” cũng chưa chắc sẽ mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, loại hình và số lượng phương tiện tham gia Roadshow cũng là một trong những yếu tố cần được cân nhắc kỹ càng, tránh trường hợp lãng phí mà không đạt hiệu quả như mong muốn.

2 – Nhân sự tham gia:

Nhân sự tham gia chạy Roadshow thường là những bạn trẻ thuộc độ tuổi thanh thiếu niên. Ngoài những yếu tố hàng đầu trong việc tuyển chọn PGs/PBs như: ngoại hình tốt, chiều cao đồng đều,… thì bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng hơn về tính kiên trì, khả năng nhẫn nại và chịu khó của họ vì bạn không biết được rằng khi tham gia Roadshow phải chịu rất nhiều vất vả từ cái nắng nóng chói chang của thời tiết đến áp lực khi phải di chuyển trên những tuyến đường kẹt xe nhưng vẫn phải đảm bảo được tiến độ và giữ vững đội hình là một sự cố gắng không hề nhỏ.

3 – Chọn tuyến đường nhiều người qua lại:

Tổ chức chạy Roadshow thường được diễn ra trên các tuyến đường chính, đông đúc nhằm thu hút sự chú ý của người đi đường đối với sản phẩm Roadshow đang muốn quảng bá – là cơ hội để các Công ty, Doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đến với những vị khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, bạn cũng nên chú ý, tránh những tuyến đường là khu vực hoạt động hành chính, chính tri,…. Tại khu vực TP.HCM, bạn phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy Roadshow: Đồng Khởi, Lê Duẫn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi và Nguyễn Thị Nghĩa và 7 địa điểm cấm tập trung: Nhà hát lớn Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND TP.HCM, Bưu điện – Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống Nhất, công viên 30/04 và các khu vực Đại sứ quán. Nếu có những hành trình chạy nhiều tuyến đường song song nên chú ý điểm tập kết sao cho không bị trùng lặp.

4 – Xin cấp giấy phép chạy Roadshow:

Đây là công việc mà bạn phải thực hiện đầu tiên trước khi lên kế hoạch tổ chức chạy Roadshow để đảm bào chương trình được diễn ra đúng tiến độ, tránh trường hợp đến ngày diễn ra sự kiện mà vẫn chưa xin được giấy phép nơi diễn ra hoạt động. Nếu chương trình Roadshow của bạn kết hợp với việc phát tờ rơi, phát spamling giới thiệu sản phẩm hay thực hiện trò chơi, activation thì tùy theo mức độ bạn cũng nên xin giấy phép hẳn hoi.

5 – Phải có đội ngũ quản lý, giám sát chương trình:

Đội ngũ quản lý sẽ luôn theo sát để ổn định đội hình, hướng dẫn thực hiện cho các PGs/PBs, điều phối các hoạt động của đoàn chạy Roadshow một cách linh hoạt trên nhiều tuyến đường và nhanh chóng xử lý các những vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình chạy Roadshow nhằm đem lại đem lại một chương trình chất lượng và hiệu quả.

Xem thêm tại: http://tochucsukiensaigon.com/dich-vu/to-chuc-su-kien.html

và website: http://nhansusaigon.com